Содержание
Удобство организации бумажной работы - один из ключевых факторов современной компании. Для этого многие компании переходят или уже перешли на электронный документооборот (ЭДО). В части охраны труда объем бумажной документации колоссален. Поэтому вопрос применения электронного способа обмена документами в этой области стоит наиболее остро.
Что такое электронный документооборот?
В общем понимании документооборот в электронном виде это наиболее быстрый и способ совершения функциональных операций с цифровыми копиями бумажных экземпляров актов различного характера. К таким действиям относятся:
- создание;
- направление документа одной из сторон и обратно;
- согласование;
- внесение правок, изменений и корректировок;
- подпись;
- хранение;
- копирование экземпляров.
Для использования электронного обмена документами созданы целые цифровые системы и ресурсы. В частности они позволяют использовать вместо реальных, ручных подписей использовать электронно-цифровые, а вместо почтовой, в том числе электронной отправки документов или их курьерской доставки - цифровые сервисы обмена файлами. Система ЭДО может быть как внутренней, так и внешней.
Внешний функционал системы рассчитан на работу с контрагентами извне, в том числе государственными органами власти. Самыми яркими примерами является обмен документами с налоговой, казначейством, операторами площадок электронных торгов, некоторыми надзорными органами. С недавнего времени электронный документооборот возможен с Минтрудом России через специальный сервис - личный кабинет работодателя.
Функции локального использования системы ЭДО внутри предприятия рассчитаны на обмен документами между его сотрудниками. В настоящее время этот инструмент используется наиболее часто в бухгалтерском учете, работе экономистов и контрактных управляющих. Тем не менее, у работодателя есть право использовать электронную систему в области охраны труда. Оно закреплено в статье 214.2 ТК РФ.
Алгоритм перехода на ЭДО
Чтобы полноценно переехать на использование цифрового документооборота, в том числе в сфере охраны труда работодателю необходимо следовать некоторому алгоритму. Внедрение необходимо правильно оформить, чтобы юридически приравнять операции с цифровыми копиями документов к аналогичными действиям с бумажными экземплярами.
Прежде всего использование ЭДО необходимо утвердить документально. Для этого разрабатывается и утверждается положение. В нем описываются правила и требования применения системы, перечни локальных актов, переводимые в цифровые копии, список направления работ, в которых применяется ЭДО, а также ответственные работники за работоспособность системы. Наряду с этим, работодателю нужно позаботиться о технической части, то есть выбрать сервис и начать установку необходимого программного обеспечения.
Следующий шаг - издание и выдача электронных подписей (ЭП) работникам. Ни один документ не будет иметь юридической силы без его подписи. В случае с цифровыми файлами - без электронной подписи. Работодатель обязан использовать только квалифицированную ее разновидность. Сотрудники могут выбрать между такой же подписью или использовать ее неквалифицированный аналог.
Когда предыдущие два этапа пройдены и все для использования ЭДО готово нужно издать приказ с обозначением даты, с которой система начинает свою полноценную работу. При этом, работники заблаговременно должны быть об этом уведомлены. Нужно учитывать, что использование ЭДО в ведении документов в рамках трудовых отношений, в том числе охраны труда должно быть согласовано обеими их сторонами. Например, заставить или обязать работника пользоваться ЭП работодатель не имеет права. Поэтому до даты внедрения системы работодатель и работник должны заключить дополнительное трудовое соглашение.
Несмотря на то, что правила использования системы внутреннего цифрового обмена документами не регламентируется законодательно и устанавливаются работодателем, существуют определенные ограничения. В особенности они касаются сферы охраны труда.
Разрешения и запреты в области ЭДО по охране труда
Документы в области охраны труда разрешено вести в электронном виде. При этом, количество разрешенной для оцифровывания документации по охране труда составляет большую часть. Это разрешение указано в нескольких нормативных актах указанной сферы.
Например, электронно можно согласовывать правила охраны труда, которые разработал работодатель. Это позволяет сделать п. 15 приказа Минтруда России от 29 октября 2021 № 772н. При этом, нужно учитывать чтобы в системе ЭДО должна существовать настроенная схема согласования.
При утверждении отчета о проведенной спецоценке допускается использование членами комиссии ЭП. Это положение закреплено в ч. 2 ст. 15 федерального закона от 28 декабря 2013 № 426-ФЗ. Члены комиссии могут использовать оба вида усиленной ЭП - квалифицированную или неквалифицированную.
Работник имеет право фиксировать выдачу себе индивидуальных средств защиты с помощью ЭП. Для этого личные карточки выдачи должны вестись в электронном виде. Вместо подписи в них указываются реквизиты документов бухучета, в котором стоит либо физическая подпись, либо электронная. Данные положения утверждены п.25-27 приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 766н.
Ограничения для применения системы ЭДО установлены ст. 22.1 ТК РФ. В аб. 3 указано, что цифровой документооборот запрещено применять при оформлении итоговых документов по расследованию несчастного случая (акты), а также фиксирующих прохождение сотрудником инструктажей.
Из этого следует, что из всех журналов по охране труда нельзя электронно вести только те, которые подтверждают проведение инструктажей, но для остальных такой запрет не действует. Например, допускается электронное ведение журнала для фиксации работ по нарядам-допускам в электроустановках согласно п. 6.6. приказа Минтруда России от 15 декабря 2020 № 903н.