В соответствии с Постановлением Правительства No 2464, с начала весны 2023 года стала обязательной регистрация в Личном кабинете Минтруда каждого предприятия, руководители которого планируют проводить обучение для своих сотрудников по безопасности и охране труда. Регистрация выполняется через портал Госуслуг. После выполнения этого шага требуется обновлять в общем реестре предприятия все данные о сотрудниках, прослушавших представленные программы, о периоде проведения занятий, результаты проверки знаний и прочие сопутствующие данные.
Порядок обновления данных в ЛК
Процедура заполнения данных выглядит следующим образом:
- открываем ЛКОТ (личный кабинет по охране труда);
- авторизовываемся;
- открываем «Обучение по охране труда»;
- переходим в «Реестр обученных лиц»;
- ждем, пока отобразится «Проверка знаний ...»;
- переходим в «Реестры»;
- открываем «Реестр обученных по охране труда лиц».
Как только авторизация будет пройдена, администратор окажется во вкладке, через нее сможет работать с базой обученных граждан. Здесь удастся обнаружить сотрудников, уже прошедших образовательные программы по нескольким критериям:
- ФИО слушателя;
- занимаемая должность;
- СНИЛС;
- наименование центра, где проводилось обучение.
В указанном списке будут перечислены фамилии лиц, прошедших обучение в УЦ или которых работодатель добавил самостоятельно в подходящий реестр.
Для поиска подходящего кандидата не обязательно заполнять все поля. Вы можете осуществить поиск, используя лишь один параметр, к примеру, СНИЛС. Однако, следует учитывать, что все данные необходимо указывать точно, избегая сокращений и прочих корректировок.
Чтобы передать новые данные о сотрудниках, прошедших обучение, следует нажать на ссылку «К ожидающим записям». Система перенаправит администратора во вкладку «Записи, ожидающие добавления...». Выполнить задуманное можно, выбрав один из двух подходящих способов.
Ручной метод
Активируйте ссылку «Добавить» и затем «Создать». Сервис откроет страничку «Добавление отложенной записи». Затем вам потребуется указать данные во всех полях вручную, а потом «Сохранить».
После этого система вернет вас на страницу «Записи, ожидающие добавления в реестр» с актуальными данными. Если вам необходимо отредактировать или удалить запись, вам нужно перейти по ссылке «Действия» рядом с соответствующей записью.
Чтобы отправить запись в Реестр, выберите «Добавить в реестр». Обновления можно подтвердить посредством электронной подписи. Как только документы будут подписаны, строчка исчезнет из выпадающего списка строк, предполагающих добавление в дальнейшем. Вместо нее будет видна запись в реестре обученных лиц, занимающихся ОТ.
Использование xml-файла
Дополнить базу множеством записей получится, если импортировать целевой xml-файл, содержащий «отложенные записи». Чтобы реализовать эту операцию, следует перейти во вкладку «Записи для добавления в реестр», затем «Добавить», после чего «Импортировать» и указать целевой xml-файл на ПК пользователя.
Для создания xml-файла не обязательно использовать платные программы, достаточно взять текстовый редактор в Windows или любой другой подходящий. Например, можно создать таблицу со сведениями о сотрудниках в Microsoft Excel и сохранить ее в формате «XML-данные».
Как только окажется перенесен xml-файл, сервис обновит «Записи, ожидающие добавления...». Затем надо остановить свой выбор на рассматриваемой строке и указать «Добавить в реестр». Перед добавлением новых строчек в базу сервис предложит заполнить специальную форму, подтверждаемую ЭЦП, и подобрать требуемый сертификат. Когда документ подпишут, выбранные записи будут удалены из раздела «Записи, ожидающие добавление в реестр» и направлены в базу лиц, прошедших обучение ОТ.
Каждая запись, заносимая в базу, сохраняет сведения о своих корректировках в списке «Пакеты записей для реестра». Чтобы просмотреть ее, необходимо перейти на вкладку по работе с базой обученных лиц и активировать ссылку «К пакетам».
Чтобы быстро просмотреть списки зарегистрированных сотрудников, надо перейти во вкладку «Пакеты записей...» и активировать ссылку «Посмотреть записи в реестре».
Кроме того, в данном разделе получится сохранить сведения, направленные в базу. Сделать это можно, перейдя на вкладку «Действия» и активируйте кнопку «Скачать файл».
Передача информации о прошедшем обучении сотрудников предприятия (ИП или юрлица) в базу обученных лиц не имеет жестко установленных сроков в соответствии с законодательством. Но желательно не затягивать этот процесс, поскольку номер из реестра необходим для заполнения протокола проверки знаний по охране труда. Если этот номер отсутствует, протокол является неполным, и Государственная инспекция труда может наложить штраф за пустой или некорректно заполненный протокол.
Если работодатель обучает своих сотрудников требованиям ОТ, но не зарегистрировался в реестре и не предоставляет сведения об обученных, то он может быть оштрафован или получить предупреждение в соответствии с частью 1 статьи 5.27.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Должностные лица и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юрлица, могут быть оштрафованы на сумму от 2000 до 5000 рублей, а юридические лица – на сумму от 50000 до 80000 рублей.
Прохождение работниками образовательных программ без указанных условий является незаконным, чтобы получить необходимую квалификацию, сотрудникам придется пройти переобучение.