Аудит кадрового делопроизводства
Проведите проверку кадровой службы. Наш аудит выявит ошибки в трудовых договорах, приказах, личных карточках и локальных актах, которые грозят штрафами и судебными разбирательствами.
Внезапные проверки кадровой документации со стороны инспекции труда, прокуратуры или налоговой могут выявить серьезные нарушения. Это может быть: отсутствие табелей, ошибки в трудовых договорах, неведение воинского учета и другие несоответствия, что неизбежно влечет за собой штрафные санкции.
Избежать подобных рисков, паники и финансовых потерь позволяет внутренний кадровый аудит. Эта неформальная ревизия представляет собой тщательную проверку документов на предмет их полноты, актуальности и строгого соответствия действующему законодательству.
От чего зависит стоимость
Цена кадрового аудита определяется тремя ключевыми факторами:
Расчет производится индивидуально по каждому проекту.
Когда необходим кадровый аудит
Законодательством не установлены обязательные порядок, сроки или необходимость проведения аудита кадрового делопроизводства. Это означает, что организация может инициировать такую проверку в любое время, когда требуется оценить соответствие существующей кадровой документации действующим нормам и требованиям.
Наиболее целесообразно провести кадровый аудит в следующих обстоятельствах:
Кадровые изменения:
Конфликтные ситуации и риски жалоб:
Значительные изменения в структуре или законодательстве:
Подготовка к проверкам и архивации:
Что входит в услугу
Кадровый аудит представляет собой комплексный анализ системы управления персоналом, охватывающий как стратегические аспекты, так и операционное кадровое делопроизводство.
Оцениваются кадровые операции с точки зрения их соответствия стратегическим целям предприятия:
- Кадровое планирование: соответствие имеющегося персонала текущим и будущим потребностям компании;
- Найм и отбор: анализ источников поиска кандидатов, требований к ним и процедур трудоустройства;
- Адаптация и развитие: оценка эффективности программ адаптации новых сотрудников, существующих обучающих программ, аттестации и их практического применения;
- Мотивация и вознаграждение: анализ действующих механизмов стимулирования и их влияния на производительность труда;
- Организационная культура и климат: оценка корпоративных ценностей, их воздействия на кадровые процессы и разработка предложений по улучшению внутренней среды;
- Структура кадровой службы: исследование соответствия подразделений (рекрутинга, обучения, развития) актуальным бизнес-задачам;
- Анализ персонала: оценка численности, занятости должностей, текучести кадров, наличия и эффективности кадрового резерва, а также профессиональных качеств и квалификации сотрудников.
Параллельно проводится детальная проверка правильности ведения и оформления кадровой документации, включающая:
- Анализ правильности ведения кадрового учета в целом;
- Оценку правомерности содержания и оформления трудовых договоров;
- Проверку правильности оформления первичной кадровой документации;
- Анализ правомерности содержания правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов;
- Определение отсутствующих, но обязательных согласно трудовому законодательству, кадровых документов;
- Анализ ведения и хранения трудовых книжек работников;
- Оценку правомерности заключения и содержания договоров о полной материальной ответственности;
- Проверку правомерности содержания и оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами;
- Анализ полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения всех кадровых документов.
Этот двухуровневый подход обеспечивает всестороннюю диагностику кадровой системы организации.
Какие документы нужны
Работодатель, независимо от формы собственности и численности штата, обязан иметь определенный комплект кадровой документации. Отсутствие даже одного обязательного элемента может повлечь штрафы или судебные разбирательства. Этот перечень формируется с учетом специфики отрасли и требований соответствующих нормативных актов.
Документы, подтверждающие трудовые отношения:
- Трудовые договоры с каждым сотрудником (оформленные по правилам, с подписями, реквизитами, датами);
- Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках и пр.);
- Личные карточки работников (например, по форме Т-2);
- Штатное расписание с приказом об утверждении;
- Сведения о приеме на работу по форме СЗВ-ТД.
Учет рабочего времени и отпусков:
- Табель учета рабочего времени (критичен для расчета зарплаты; отсутствие или ошибки ведут к санкциям);
- График отпусков (утвержденный заранее);
- Графики сменности (если применяется сменная работа);
- Уведомления работников о времени начала отпуска;
- Документы по учету переработок, доплат и компенсаций.
Локальные нормативные акты (ЛНА):
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- Положение об оплате труда и премировании;
- Положение об обработке и защите персональных данных работников (включая согласия на обработку ПДн);
- Иные ЛНА, регулирующие права и обязанности (положение о командировках, о коммерческой тайне и т.п.).
Все ЛНА должны быть утверждены руководителем и ознакомлены с сотрудниками под подпись.
Регистрационные журналы и книги:
- Журнал регистрации трудовых договоров;
- Журнал ознакомления с ЛНА;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (при ведении бумажных трудовых книжек);
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;
- Журналы учета (личных дел, отпусков, больничных листов, выдачи справок и др. – в зависимости от потребностей и специфики).
Прочие обязательные документы:
- Должностные инструкции;
- Договоры о полной материальной ответственности (при необходимости);
- Трудовые книжки (при ведении на бумажном носителе).
Важно. Это базовый, но не исчерпывающий перечень. Конкретный набор документов зависит от деятельности компании. При самостоятельной подготовке к аудиту или проверке начните с проверки наличия, актуальности и правильности оформления документов по этим категориям. Это позволит выявить и устранить нарушения до визита контролирующих органов.
Этапы аудита
Кадровый аудит представляет собой системный процесс оценки соответствия кадровой документации и практик действующему законодательству. Хотя каждая компания может адаптировать этапы под свои нужды, базовый алгоритм включает следующие шаги:
Инициация аудита (Приказ)
Подготовка и издание приказа руководства о проведении аудита. В приказе четко определяются цели, задачи, сроки проведения, перечень проверяемых документов или направлений (отдельные сотрудники, весь отдел, специфические риски) и назначаются ответственные лица/комиссия.
Анализ учредительных и уставных документов:
- Изучение Устава и иных учредительных документов для понимания функций, целей и принципов управления компанией;
- Проверка правильности указания наименования организации (полного и сокращенного, в соответствии с Уставом), места нахождения, полномочий исполнительного органа, наличия печати;
- Выявление типичных ошибок: неверное написание наименования, использование неуставных сокращений, нарушение полномочий при утверждении документов (например, штатного расписания).
Проверка наличия и соответствия обязательных документов и ЛНА:
- Анализ комплектности всех обязательных кадровых документов (трудовые договоры, приказы, ЛНА, журналы и т.д. – см. предыдущий раздел);
- Экспертиза содержания и оформления документов на соответствие актуальным нормам ТК РФ и иных ФЗ;
- Проверка соблюдения правил и сроков хранения, правильности архивации.
Анализ организационной структуры и штатного расписания:
- Оценка соответствия организационной структуры, штатного расписания и должностных инструкций реальным задачам компании и профстандартам;
- Проверка наличия и актуальности инструкций для всех должностей.
Подтверждение наличия в штате ответственных лиц с надлежаще оформленными полномочиями за:
- Охрану труда;
- Противопожарную безопасность;
- Чрезвычайные ситуации и гражданскую оборону;
- Воинский учет;
- Проверка регламентирующих их деятельность ЛНА;
Оформление результатов аудита
Составление итогового документа (отчета, акта или экспертного заключения).
Документ должен содержать:
- Описание текущего состояния кадрового делопроизводства;
- Перечень выявленных нарушений, несоответствий и рисков;
- Конкретные рекомендации по устранению недостатков со ссылками на нормативные акты;
- Оценку возможных последствий непринятия мер;
- Заверение документа членами аудиторской комиссии.
Важно: Полный кадровый аудит включает не только проверку наличия полного комплекта документов и их экспертизу на соответствие закону, но и обязательный фокус на “сегментах повышенного риска”, где вероятность ошибок и санкций максимальна. Использование структурированного подхода (этапов) и инструментов (чек-листы, таблицы) значительно повышает эффективность проверки.
Штрафы
Даже в небольших компаниях кадровое делопроизводство изобилует ошибками, многие из которых кажутся незначительными (неподписанный приказ, пропущенная дата, отсутствие копии заявления), но при проверке становятся основанием для серьезных штрафов.
Основные нарушения можно сгруппировать по категориям:
Нарушения при оформлении трудовых отношений:
- Отсутствие трудового договора с работником;
- Замена трудового договора гражданско-правовым (ГПХ) при фактических трудовых отношениях;
- Отсутствие в трудовых договорах обязательных условий (режим труда, условия труда по СОУТ, компенсации, порядок оплаты);
- Отсутствие дополнительных соглашений к договорам при изменении существенных условий;
- Отсутствие приказа о приеме на работу при наличии договора;
- Личные карточки (Т-2) с незаполненными графами или без подписей работника.
Нарушения в учете рабочего времени и отпусков:
- Отсутствие табелей учета рабочего времени или их неверное ведение;
- Отсутствие утвержденного графика отпусков;
- Непредоставление уведомлений работникам о времени начала отпуска;
- Деление ежегодного отпуска на части размером менее 14 календарных дней;
- Нарушение порядка привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и праздничные дни (неправильное оформление, отсутствие согласия, доплат);
- Нарушение порядка оформления и оплаты служебных командировок.
Нарушения, связанные с локальными нормативными актами (ЛНА):
- Отсутствие обязательных ЛНА (Правила внутреннего трудового распорядка – ПВТР, Положение об оплате труда, Положение о защите персональных данных, инструкции по охране труда);
- Несвоевременное внесение изменений в ЛНА при обновлении законодательства;
- Критичное нарушение: Неознакомление работников с ЛНА под подпись.
Нарушения при оформлении кадровых процедур:
- Отсутствие должностных инструкций или их несоответствие профстандартам;
- Ошибки при оформлении отпусков, командировок, больничных, увольнений;
- Отсутствие или неправильное оформление договоров о полной материальной ответственности (ДМО).
Последствия нарушений:
- Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей за первое нарушение в отношении одного работника; до 200 000 рублей за повторное или грубое нарушение (например, отсутствие трудового договора);
- Дисквалификация руководителя: в крайних случаях;
- Претензии работников: риск судебных споров по зарплате, компенсациям, восстановлению на работе;
- Репутационный ущерб.
Вывод: регулярный кадровый аудит – не формальность, а эффективный инструмент выявления и устранения ошибок до проверки контролирующих органов. Профилактика нарушений значительно дешевле и безопаснее, чем объяснения с инспектором и выплата штрафов.
Рекомендуем к покупке
Аудит охраны труда
Независимое исследование, направленное на обеспечение безопасности и сохранение жизни и здоровья работников организации
Консультация по охране труда
Это профессиональная поддержка работодателей и специалистов в вопросах соблюдения требований законодательства, организации безопасных условий труда и подготовки к проверкам
Оценка и управление профессиональными рисками
Профессиональными рискам называют прогнозируемую вероятность причинения ущерба здоровью работающих во время исполнения ими трудовой обязанности
Преимущества
Высокий уровень профессионализма
Комплексные решения в области ПБ
Помогаем внедрять изменения
Надежный партнер в сфере ПБ
Задать вопрос
Наши специалисты готовы проконсультировать вас и помочь с любыми задачами: от оформления документации до организации обучения персонала. Напишите или позвоните нам — мы разберёмся в вашей ситуации и предложим удобное решение.
