С 1 января 2025 года в России был снят мораторий на плановые проверки трудовой инспекции, действовавший с 2019-го. С 4 ноября 2025 года применяются обновлённые проверочные листы Роструда — в форме, которую задала редакция приказа от 22.07.2025 No 198. С 15 марта 2025-го работает новый перечень индикаторов риска, после срабатывания которых ГИТ выходит на внеплановую проверку без согласования с прокуратурой. На этом фоне кадровый аудит из «полезной практики» превратился в защитный инструмент: один незакрытый блок документов — это от тридцати тысяч до ста тысяч рублей штрафа по одной статье КоАП, и эпизоды по разным сотрудникам суммируются. Разбираемся, что включает кадровый аудит в нынешних условиях, какие документы проверять первыми и какова реальная цена пропущенных нарушений.

1. Кадровый аудит — это не аудиторская деятельность

Сразу важно развести два понятия. Кадровый аудит, о котором идёт речь, не подпадает под Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» — этот закон регулирует только аудит бухгалтерской отчётности. Кадровый аудит — это форма консалтинга или внутренней проверки, у которой нет ни обязательных стандартов, ни лицензирования. Это значит, что любой работодатель может провести её собственными силами, привлечь специализированную организацию или совместить оба формата.

По цели аудит делят на два типа. Полный — проверка всех кадровых процессов и документов разом, обычно перед плановой проверкой ГИТ, при смене ответственного за кадры, при реорганизации или сделке. Тематический — точечная ревизия одного блока: например, трудовых договоров, документов по охране труда, оформления увольнений, оплаты труда. На практике именно тематический аудит чаще запускается как реакция на конкретный инцидент — жалобу работника, предписание, изменение законодательства.

2. Что изменилось в проверках ГИТ к 2026 году

Сначала — общая картина. Базовый акт о порядке проверок — Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230 (в редакции от 28.07.2025). В нём заложен риск-ориентированный подход: каждой организации присваивается категория риска — от низкого до высокого. Категория определяет периодичность плановых проверок и попадание в годовой план.

Дальше — новые проверочные листы. Базовая форма утверждена приказом Роструда от 01.02.2022 № 20, актуальная версия — с учётом изменений, внесённых приказом № 198 от 22.07.2025 (действуют с 4 ноября 2025 года). Это списки контрольных вопросов по конкретным темам: оформление приёма на работу, содержание трудовых договоров, режим рабочего времени и времени отдыха, оплата труда, оформление увольнений и другие. Инспектор работает строго по ним, и работодатель может скачать эти же листы заранее, чтобы пройти по ним самостоятельно.

И отдельный риск — внеплановые проверки. С 15 марта 2025 года работает перечень индикаторов риска по приказу Минтруда от 29.01.2025 № 35н. Сработавший индикатор — резкий рост задолженности по зарплате, увеличение производственных травм, массовые жалобы работников — даёт основание выйти к работодателю без предварительного уведомления и без согласования с прокуратурой.

3. Когда аудит нужен срочно

Пять типичных триггеров, после которых откладывать ревизию нельзя:

Включение в годовой план проверок ГИТ. План публикуется на сайте Генпрокуратуры. Если организация в нём — времени на самопроверку остаётся максимум несколько месяцев.

Смена ответственного за кадровое делопроизводство. Новый кадровик принимает дела — это естественный момент для ревизии. Любые скрытые нарушения после акта приёма-передачи переходят под его ответственность.

Массовые увольнения или сокращение штата. Процедуры по сокращению — самая проверяемая зона, ошибки здесь моментально превращаются в иски о восстановлении на работе.

Поступление жалобы или искового заявления. После жалобы ГИТ может запросить документы или прийти с проверкой; времени на устранение нарушений практически не остаётся.

Изменения в законодательстве. С 2025 года их прошло достаточно — от индикаторов риска до проверочных листов, и старый набор внутренних процедур может не соответствовать новым нормам.

Отдельной причиной инициации кадрового аудита является профвизит инспекции. В отличии от стандартного надзора, последствиями административного характера он не закончится. При этом, результатом может стать внеплановая проверка, если проверяющий посчитает обнаруженные нарушения критичными. К таким можно отнести подмену трудовых договоров другими видами соглашений (например, ГПХ), не оформление отпуска, отгулы вместо оплаты сверхурочных без согшласия работника и др.

4. Чек-лист: семь блоков документов под приоритетную проверку

Внутренние акты компании. Ревизии подлежат: правила, регулирующие трудовой распорядок; положение, описывающее систему оплаты и порядок премирования; положение о работе с персональными данными; утверждённое штатное расписание; график отпусков на текущий год; должностные инструкции по всем штатным единицам. По каждому документу — три вопроса: соответствует ли он действующему законодательству на текущую дату, утверждён ли подписью руководителя, ознакомлены ли с ним работники под роспись.

Договоры с работниками. Здесь проверка идёт в двух плоскостях. С одной стороны — соответствие текста договора требованиям ст. 57 ТК РФ: должны быть отражены адрес работы, конкретная трудовая функция, размер и порядок выплаты вознаграждения, режим рабочего времени и отдыха, дата выхода на работу, характеристика условий труда на рабочем месте. С другой — формальная сторона: подписи обеих сторон, два экземпляра, отметка работника о получении своей копии на руки. Именно вторая сторона — самое массовое нарушение: договор есть, а росписи «экземпляр получил» под ним нет.

Распорядительные документы по персоналу. Приёмы, переводы, отзывы и предоставление отпусков, командировки, увольнения, дисциплинарные взыскания. По каждому приказу инспектор смотрит: подложено ли обоснование (заявление работника, докладная руководителя, соглашение сторон, акт), выдержана ли установленная форма, состоялось ли своевременное ознакомление сотрудника под роспись, есть ли регистрация в журнальной учётной системе.

Учёт работников. Карточки на каждого сотрудника или их цифровые аналоги; документация воинского учёта в части, обязательной к проверке. По трудовым книжкам — бумажные оригиналы и сведения о трудовой деятельности в формате СТД-Р для тех, кто перешёл на электронный вариант. Что проверяется: достоверность внесённых записей, оперативность их фиксации, наличие заявлений работников об отказе от бумажной книжки либо согласий на электронную форму.

Рабочее время и зарплата. Табельный учёт, графики сменности (если на предприятии есть сменный режим), расчётные листки. Сверяется реальный график работы и тот, что прописан в договоре и правилах внутреннего распорядка. По расчётным листкам — обязанность их ежемесячной выдачи закреплена в ст. 136 ТК РФ, и отсутствие такой практики проверяющие фиксируют в первую очередь.

Охрана труда. Карты специальной оценки условий труда, журналы инструктажей всех видов, удостоверения, выданные по итогам обучения по программам, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, направления на медосмотр и медицинские заключения по их результатам. Отдельный пункт проверки — отражение обучения работников в Реестре обученных лиц Минтруда: при отсутствии человека в этом реестре обучение, даже если оно по факту проводилось, юридически не считается состоявшимся.

Персональные данные. Положение, регламентирующее обработку персональных данных в организации; письменные согласия работников; приказ о назначении ответственного за защиту данных; учёт обращений субъектов персональных данных. С учётом ужесточения санкций по 152-ФЗ за утечки этот блок стал одной из самых дорогостоящих зон риска.

5. Профессиональная поддержка по аудиту

Учебный центр «Центр обеспечения охраны труда» предоставляет услугу комплексного кадрового аудита: ревизию локальных нормативных актов, трудовых договоров и кадровых приказов, проверку учёта рабочего времени и оплаты труда, оценку документов по охране труда и работе с персональными данными, сверку записей в Реестре обученных лиц Минтруда. По итогам аудита готовится отчёт с перечнем выявленных нарушений, их квалификацией по статьям КоАП и трудового законодательства, а также с дорожной картой устранения — что приоритетно правится в первую очередь по сроку давности и тяжести санкции, что во вторую.